مرکز مشاوره خانواده موظف است برای کلیه مراجعان پرونده تشکیل داده و کلیه سوابق. یافته های بالینی و شرح خدمات درمانی ارائه شده به آنها را در فرم های مخصوص و استاندارد که نمونه آن توسط مرکز امور مشاوران ارائه می شود. درج و نگهداری نماید و آمار ماهانه مراجعین را به رئیس حوزه قضایی یا مجتمع قضایی خانواده مربوط تحویل دهد. پرونده و سوابق مراجعان دور از دسترس سایر مراجعه کنندگان و پرسنل به طور محرمانه نگهداری می شود. اخذ رونوشت از مدارک پرونده مشاوره در موارد ضروری با نظر دادگاه خواهد بود. سوابق مشاوره ای اشخاص جزو اسرار خانوادگی محسوب و سواستفاده از آنها برابر مقررات قابل تعقیب خواهد بود.