درخواست متقاضیان به ترتیب وصول در "سامانه الکترونیکی دفترکل" ثبت و برای هر متقاضی پرونده جداگانه ای تشکیل می شود. مرجع برگزارکننده آزمون. سوابق متقاضیان پذیرفته شده آزمون را از مراجع محل اقامت و اشتغال یا محل تحصیل فعلی و گذشته و از موسسه آموزش عالی مربوطه استعلام و درباره صلاحیت وی به نحو مقتضی تحقیق و نتیجه را در پرونده منعکس می نماید.