در موقع توزیع اظهارنامه در قرا مامورین عمل به وسایل مقتضی در محل رسیدگی نموده پس از تشخیص این که اعیانی قریه متعلق به رعایا می باشد تعیین شماره فرعی نموده و از روی شماره ردیف در دفتر توزیع اظهارنامه وارد و به مالکین اعیانی اظهارنامه می دهد. به مالکین عرصه هم پس از تعیین سهام آنها اظهارنامه توزیع می نماید. سپس اظهارنامه های مالکین اعیانی و عرصه را جداگانه با اخذ حق الثبت از هریک از آنها تنظیم و قبول می نماید. در موقع تنظیم آگهی ابتدا عرصه و بعدا اعیانی به اسم مالکین آگهی می شود. در صورتی که اختلافی بین مالکین عرصه و اعیانی پیدا شود باید بدوا به مدارک و قبالجات و بنچاق مالکین اصل مزرعه و عرصه مراجعه شود. چنانچه مدارک مالکین عرصه حاکی است که اعیانی ها متعلق به آنان بوده و رعایا مدرکی برای مالکیت خود از طرف مالک یا مالکین فعلی یا قبلی ندارند درخواست ثبت را باید از مالک عرصه ده پذیرفته و رعایا معترض شناخته شوند و چنانچه مدارک مالکیت مالکین قرا و قصبات حکایتی از اعیانی ها ندارد یا رعایا مدارکی بر مالکیت خود دارند حق درخواست ثبت با رعایا است.