در قرا و قصبات خرده مالک. قبل از شروع به عملیات ثبت عمومی لازم است نماینده عمل به وسایل مقتضی از قبیل جار و غیره. مالکین را مطلع و با اطلاع کدخدا و ریش سفیدان. قریه را به بخشهای معینی که حدود طبیعی داشته باشد تقسیم و اسامی و سایر مشخصات مالک و ملک را درکتابچه یا صورت مجلس نوشته به نمونه (امضا) کدخدا و ریش سفیدان برساند و بعد به شماره گذاری و توزیع اظهارنامه شروع کند و نماینده مامور توزیع اظهارنامه باید دقیقا مراقبت کند که اظهارنامه ها با صورت مجلس فوق الذکر کاملا تطبیق نموده و در صورت مزبور کلیه قطعات با مشخصات ومعروفیت آنها و اسامی مالکین که معرفی می شوند و حدود اربعه آن ذکر گردد و شماره و نوع املاک و اسامی مالکین در دفتر توزیع اظهارنامه نوشته شودو در روی اظهارنامه نیز که به مالکین و در صورت غیبت آنها به مستاجر یا کدخدای محل تسلیم و در دفتر توزیع اظهارنامه رسید داده می شود. شماره ملک و مشخصات آن یادداشت و به نمونه (امضا) نماینده مربوطه برسد.