در کمیسیونها دفتری به نام دفتر ثبت خلاصه مذاکرات تنظیم و نگاهداری می شود. با اعلام رسمیت جلسه شماره جلسه و تاریخ و ساعت شروع مذاکرات با ذکر اسامی اعضای حاضر قید و مذاکرات مربوط به هر پرونده و مفاد رای به اختصار در آن دفتر درج می گردد.