کارگزار گمرکی موظف است آمار عملیاتی را که در گمرک انجام می دهد در دفتر مخصوصی حاوی اطلاعات مذکور در اظهارنامه و پروانه گمرکی طبق نمونه تعیین شده توسط گمرک ایران به تفکیک هر گمرک ثبت و به محض درخواست گمرک آن را جهت بررسی ارائه نماید. این دفتر به هنگام اعطای پروانه کارگزار گمرکی توسط گمرک ایران شماره گذاری و پلمب می شود.