صاحب کالا یا نماینده قانونی وی پس از اطمینان از موجود بودن کالا باید اظهارنامه تعیین شده از طرف گمرک (فرم (برگه) کاغذی. سایر حامل های اطلاعات یا اظهار از راه دور) را از لحاظ اطلاعات و وجوه گمرکی متعلقه که از ناحیه وی باید اعلام شود براساس اسناد مربوط تکمیل و به همراه اسناد لازم به واحد پذیرش اسناد در گمرک تسلیم نماید. در این بخش اظهارنامه و اسناد از جهات تکمیل بودن اطلاعات و اسناد ضمیمه. نداشتن بدهی قطعی. محاسبات. نداشتن خط خوردگی. احراز مالکیت. ارتباط اسناد با کالا و همچنین برگ وکالتنامه یا نمایندگی و کارت کارگزاری (در صورت لزوم) بررسی شده و در صورتی که ایرادی در هر یک از موارد یادشده مشاهده گردد. اظهارنامه و اسناد جهت رفع نقص و تکمیل به اظهارکننده مسترد می شود تا نسبت به اصلاح. تکمیل و امضای آن اقدام و اعاده نماید. واحد پذیرش پس از اخذ اظهارنامه امضاءشده و اطمینان از کامل بودن اسناد و مندرجات اظهارنامه و صحیح بودن محاسبه حقوق ورودی متعلقه. اسناد را به اظهارنامه ضمیمه و مهر و موم و مشخصات آن را در دفتر ثبت اظهارنامه درج و یا در رایانه وارد و شماره ثبت آن را با قید تاریخ در متن اظهارنامه منعکس می نماید و به سرویس ارزیابی تحویل می دهد. با تخصیص شماره ثبت و درج آن در متن اظهارنامه. کالا اظهار شده تلقی و اظهارنامه تحت این شماره ثبت شده شناسایی و از این پس نباید از اختیار ماموران گمرک خارج شود. قبل از این مرحله (اظهارکالا) صاحب کالا حق هرگونه اصلاح یا تغییر در اظهارنامه را دارد.
تبصره - به منظور دریافت اطلاعات اظهارنامه (با رعایت محرمانه بودن اطلاعات تجاری اشخاص) گمرک شرایط و تمهیدات لازم را جهت انجام امور توسط بخش تعاونی و خصوصی فراهم می نماید.